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O eSocial é um sistema de prestação de informações criado com dois objetivos: descomplicar e dar transparência aos processos burocráticos dentro das empresas.Click Here <p class=”notice”><i class=”fa fa-info-circle”></i> I<a data-sumome-listbuilder-id=”478a86b3-5348-429b-a9ad-2769c3ec77d9″>Click Here</a></p>

Desburocratizar parece uma ideia ótima, mas, na prática, o eSocial suscita muitas dúvidas e questionamentos.

Foi isso o que nos motivou a produzir esse post sobre o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Você quer saber mais sobre o eSocial? Então, siga em frente!

Para que serve o eSocial?

Integrado ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o eSocial foi criado pelo Governo Federal a partir do Decreto nº 8373/2014. Ele unifica a comunicação de 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que precisam ser informados ao eSocial.

Estamos falando de vínculos, contribuições previdenciárias, fechamento da folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).

Esse sistema é resultado de uma ação conjunta de órgãos e entidades que inclui Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e Ministério do Trabalho.

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Uma pergunta que muitos se fazem é sobre a abrangência do eSocial. Você sabia que esse sistema não serve apenas para registrar informações trabalhistas de celetistas?

Na verdade, ele se aplica também a estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e, até mesmo, profissionais sem vínculo empregatício.

Como o eSocial funciona na prática?

Com o eSocial, as empresas passam a enviar periodicamente, por meio digital, as informações para a plataforma do Governo Federal.

Dessa forma, os empregadores passam a comunicar as seguintes obrigações, de forma unificada:

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • LRE – Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD – Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

Em outras palavras, o eSocial traz, para o formato digital, informações que até então eram registradas em meios como livros de papel. Com esse sistema, os dados passam a ser armazenados em um ambiente público. Ou seja, o SPED, que tem entre seus módulos o EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais).

No vídeo abaixo, o Sebrae explica de forma didática como o programa funciona. Confira.

Portal eSocial

Ao entrar no portal do eSocial, o usuário se depara com dois módulos, dentre eles o EFD-Reinf. O Simplificado pode ser acessado informando CPF/CNPJ, código de acesso e senha. Ele é voltado para:

  • Empregador doméstico
  • Segurado especial
  • Microempreendedor individual (MEI).

Já o módulo Web Geral é dirigido para empresas e empregadores pessoa física. Esse módulo é acessado apenas por meio de certificado digital.

A exceção fica por conta da empresa optante pelo Simples, que tenha até um empregado, ou microempreendedor individual (MEI). Assim, nesses casos, o sistema pode ser acessado como no módulo simplificado, informando CNPJ, código de acesso e senha.

O que ganhamos com tudo isso?

Ao viabilizar a transmissão eletrônica de dados, espera-se que o eSocial:

  • Simplifique a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
  • Substitua o preenchimento e a entrega de formulários e declarações;
  • Racionalize o cumprimento de obrigações, eliminando a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
  • Aprimore a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias;
  • Diminua a ocorrência de erros de cálculos na geração de guias de recolhimento do FGTS, por exemplo.
  • Para os trabalhadores, espera-se que o eSocial dê maior garantia em relação à efetivação de direitos trabalhistas e previdenciários.

E os desafios do eSocial?

Mas nem tudo são flores. É preciso considerar que adotar o eSocial exige das empresas um período de adaptação e, mais além, uma mudança de cultura.

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É preciso, por exemplo, adaptar os sistemas de RH e a obtenção de dados contábeis para uma plataforma digital em que seja possível organizar todas essas informações.

Afinal, para se ter uma ideia, ao todo são 43 documentos que precisam ser apresentados na plataforma, com 1.675 campos de informação.

Um dos desafios a serem superados pelas empresas é reunir informações atualizadas e digitalizadas que normalmente ficam distribuídas em áreas diferentes. Além disso, é necessário um sistema de gestão eficiente e aderente ao eSocial, que permita principalmente:

  • Controlar a gestão de cargos e salários das empresas do grupo;
  • Gerenciar os processos de segurança do trabalho;
  • Transmitir as informações de forma automática;
  • Gerir seu processo de recrutamento, seleção e admissão.

Cronograma de implantação

O Comitê Diretivo do eSocial publicou em outubro de 2018 a Resolução CDES nº 05 com novos prazos para o envio de eventos para o programa. A norma atende demandas das entidades representativas dos contribuintes que solicitaram, em diversos expedientes, ampliação dos prazos do processo de implantação do sistema.

Dessa maneira, o novo cronograma ficou da seguinte forma:

Grupo 1

Empresas com faturamento em 2016 acima de R$ 78 milhões. Essas empresas já trabalham parcialmente com o eSocial. Falta o módulo de SST que será exigido a partir de julho de 2019.

Grupo 2

Empresas com faturamento em 2016 de até R$ 78 milhões e que não são optantes do Simples. Essas empresas também já trabalham com o eSocial, exceto o módulo SST. Esse evento será exigido a partir de janeiro de 2010.

Grupo 3

Empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural (pessoa física) e entidades sem fins lucrativos. Esse grupo começou a trabalhar com o eSocial em janeiro de 2019. Os eventos periódicos serão exigidos a partir de julho de 2019. Para substituição GFIP CP e GFIP FGTS, o prazo é outubro de 2019. Informações relativas a SST serão cobradas a partir de julho de 2020.

Grupo 4

Entes públicos e organizações internacionais – Esse grupo tem mais tempo para se preparar para o eSocial. Começaram a usar o eSocial em janeiro de 2019, mas apenas em janeiro de 2021 começarão a enviar as informações relativas a SST.

Portanto, não custa lembrar que com o eSocial, as empresas estão sujeitas às mesmas penalidades a que sempre estiveram sujeitas pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para quem não aderir ao sistema de forma imediata.

No entanto, o processamento e a quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável se ela não se adequar ao eSocial.

É importante ficar de olho nas Notas Orientativas publicadas no portal do eSocial.

eSocial e a segurança do trabalho

A expectativa é a de que a área de segurança e saúde do trabalho seja uma das mais impactadas pelo eSocial. Isso porque, como a fiscalização era deficiente, muitas empresas não davam a devida atenção aos programas e laudos que são exigidos pela legislação.

Assim, não à toa, o envio de eventos de SST ficou por último no cronograma de implementação do eSocial.

O eSocial altera significativamente a rotina dos profissionais de segurança e saúde ocupacional. O programa não altera a legislação da área, mas é uma forma de verificar a prática destas legislações nas empresas.

No Brasil, um acidente de trabalho é estimado a cada 48 segundos. A construção civil é o 4º setor econômico no País com mais ocorrências, aproximadamente 97 mil entre 2012 e 2018. Os dados são do Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho (OSST).

No vídeo abaixo você pode conferir como gerar PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) no eSocial.

Conclusões sobre eSocial

O eSocial busca simplificar a apresentação e transmissão das informações dos empregados. Dessa forma, também visa diminuir inconsistências entre os diversos formulários entregues.

Há uma perspectiva, no entanto, de que o programa sofra modificações, conforme declarou Carlos da Costa, secretário de Produtividade, Emprego e Competitividade do governo Jair Bolsonaro.

Independentemente das mudanças que podem vir no eSocial e das exigências dos órgãos federais, é importante dar atenção àquilo que agrega eficiência e produtividade às empresas. Ou seja, os processos internos, à digitalização de documentos e à gestão das informações.

Assim, antes de encerrar, gostaria de sugerir a você a leitura do Guia completo sobre segurança no trabalho preparado pelo Buildin.

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Até breve!